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Codice etico delle società HPE s.r.l. and COXA s.p.a.
(Il Gruppo)

 

Principi informatori
L’attività del Gruppo è incentrata sulla crescita e sulla creazione di valore, attraverso la fornitura di prodotti e di servizi di elevata qualità.
L’attività del Gruppo è condotta in modo socialmente responsabile, imparziale ed etico, adottando pratiche di equità e correttezza nella gestione del rapporto di lavoro, garantendo la sicurezza dei lavoratori, promuovendo una coscienza ecologica e rispettando pienamente le leggi applicabili.
Tutte le relazioni dovranno essere improntate a integrità e lealtà e dovranno essere intrattenute e senza alcun conflitto tra interessi aziendali e personali. Per raggiungere questo obiettivo, il Gruppo richiede che tutti i suoi dipendenti, nello svolgimento delle loro mansioni, rispettino i più elevati standard di onestà e correttezza.
Il presente codice (Il Codice) è inteso come guida e supporto per ogni amministratore, manager e altro dipendente del Gruppo al fine di aiutarlo a perseguire nella maniera più efficace la missione del Gruppo.
Il Codice costituisce un elemento fondamentale della Corporate Governance del Gruppo.

Di conseguenza, il Gruppo si impegna a:
> garantire la tempestiva diffusione del Codice in tutto il Gruppo e presso tutti i destinatari del Codice;
> garantire che tutti gli aggiornamenti e le modifiche siano tempestivamente portati a conoscenza di tutti i destinatari del Codice;
> fornire un adeguato sostegno formativo e informativo, mettendo a disposizione un supporto in caso di dubbi di interpretazione del Codice;
> garantire che chiunque segnali violazioni del Codice in buona fede non sia soggetto ad alcuna forma di ritorsione;
> adottare provvedimenti sanzionatori che siano equi e commisurati al tipo di violazione del Codice e applicare tali sanzioni in modo coerente a tutti gli amministratori, manager e altri dipendenti (e, ove applicabile, a terzi) soggetti al rispetto del Codice;
> controllare periodicamente il rispetto delle norme del Codice.
Il Gruppo incoraggia commenti e suggerimenti costruttivi da parte di amministratori, manager, altri dipendenti e terzi sui contenuti del Codice, sulla sua applicazione e su argomenti correlati.
Il Gruppo non instaura né prosegue rapporti d’affari con terzi che rifiutano di rispettare i principi del Codice.

 

Che cos’è il Codice?
Il Codice è un documento, approvato dal Consiglio di Amministrazione delle Società, che riassume i principi di condotta negli affari del Gruppo, nonché i rispettivi obblighi e responsabilità di amministratori, manager e altri dipendenti. Il Codice, pubblicato dal Gruppo, costituisce un elemento fondamentale del programma del Gruppo per assicurare un’efficace prevenzione e rilevazione di violazioni di leggi e di disposizioni applicabili alla sua attività.

 

Chi sono i destinatari del Codice?
Il Codice si applica a tutti i membri del Consiglio di Amministrazione, ai dipendenti, ai clienti, ai fornitori e collaboratori del Gruppo. Il Gruppo si adopera per far sì che il Codice sia considerato uno standard di eccellenza per la condotta negli affari da parte di quei soggetti con i quali mantiene rapporti di affari su base duratura, quali consulenti, esperti, agenti, concessionari e fornitori.

 

Dove è possibile reperire il Codice?
Il Codice può essere consultato da tutti gli amministratori, i responsabili e gli altri dipendenti in luogo accessibile, con le modalità più appropriate e conformemente alle norme e consuetudini locali. Il Codice è consultabile sul sito Internet del Gruppo.
Copie del Codice possono essere inoltre richieste all’Ufficio delle Risorse Umane.

 

Il Codice può essere modificato?
Il Codice è soggetto a revisione da parte del Consiglio di Amministrazione. L’attività di revisione tiene conto, tra l’altro, dei commenti e dei suggerimenti costruttivi ricevuti da amministratori, manager, altri dipendenti e terzi nonché dell’esperienza acquisita nell’applicazione del Codice stesso. Le eventuali modifiche al Codice introdotte a seguito di questa attività di revisione sono pubblicate e rese disponibili con le modalità sopra riportate.

 

Il Codice è un valore della società Il Codice riflette valori etici fondamentali condivisi.
Il Gruppo svolge la propria attività richiedendo a tutti i suoi amministratori, dipendenti e altri soggetti destinatari del Codice di svolgere allo stesso modo la loro attività coerentemente ai suoi valori di condotta. Tutti devono essere coscienti del fatto di rappresentare il Gruppo e che le loro azioni influenzano la reputazione del Gruppo e la sua cultura interna.

 

Situazioni di conflitto di interesse
Tutte le decisioni prese per conto del Gruppo devono essere assunte nell’ interesse del Gruppo.
Pertanto amministratori, manager, altri dipendenti e altri soggetti destinatari del Codice devono evitare ogni possibile conflitto di interesse (anche solo potenziale) con particolare riferimento a interessi personali, finanziari o familiari.
Qualsiasi situazione che costituisca o possa costituire conflitto di interesse deve essere immediatamente riferita al proprio superiore gerarchico, all’Ufficio delle Risorse Umane. Ogni dipendente deve comunicare per iscritto al proprio superiore se ha un interesse diretto od indiretto con azienda non del Gruppo o se ha una relazione di tipo commerciale, professionale, familiare o amichevole con enti o persone che hanno in corso o alle quali sono state proposte, relazioni d’affari con il Gruppo o che comunque potrebbe influenzare (o che possa essere percepita come tale da influenzare) l’imparzialità delle sue decisioni nei confronti di terzi.

 

Segreti industriali
Il know-how e la proprietà intellettuale sviluppati dal Gruppo costituiscono una risorsa fondamentale che ogni amministratore, manager, altro dipendente e altro destinatario del Codice deve tutelare. Infatti in caso di impropria divulgazione di tali know-how e proprietà intellettuale, il Gruppo potrebbe subire un danno sia patrimoniale sia di immagine. Pertanto, tutti gli amministratori, i manager, gli altri dipendenti e gli altri destinatari del Codice sono tenuti a non rivelare a terzi e a mantenerne la confidenzialità, informazioni riguardanti le conoscenze tecniche, tecnologiche e commerciali del Gruppo, così come altre informazioni non pubbliche relative al Gruppo, se non nei casi in cui tale divulgazione sia richiesta da leggi o da altre disposizioni regolamentari o laddove sia espressamente prevista da specifici accordi contrattuali con cui le controparti si siano impegnate a utilizzarle esclusivamente per i fini per i quali dette informazioni sono trasmesse. Qualsiasi pubblicazione di tali informazioni sarà effettuata conformemente alle politiche del Gruppo.
Gli obblighi di confidenzialità di cui al Codice permangono anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

 

Corruzione e pagamenti illeciti
Il Gruppo, i suoi amministratori, i dipendenti e gli altri destinatari del Codice si impegnano al rispetto dei più elevati standard di integrità, onestà e correttezza in tutte le relazioni all’interno e all’esterno del Gruppo, in conformità con le leggi nazionali e internazionali contro la corruzione.
Il Gruppo non tollera alcun tipo di corruzione (accettando o offrendo denaro per ottenere un vantaggio commerciale improprio).
Nessun amministratore, manager, altro dipendente, agente o altro rappresentante può direttamente o indirettamente accettare, sollecitare, offrire o pagare somme di danaro o altre utilità (inclusi regali o doni, ad eccezione di oggetti commerciali di modico valore economico).

 

Prevenzione del riciclaggio di denaro
Il Gruppo e i suoi amministratori, manager e altri dipendenti non dovranno svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento) di introiti da possibili attività illecite in qualsivoglia forma o modo. La provenienza del denaro e delle rimesse di denaro deve corrispondere alla operazione commerciale impostata e deve essere regolarmente tracciata. Il soggetto che dispone il trasferimento delle somme deve essere identificato.

 

Reputazione
L’immagine aziendale del Gruppo e la sua reputazione è condizione necessaria per la sua esistenza presente e futura. Pertanto amministratori e dipendenti sono tenuti a rispettare sempre e scrupolosamente il Codice.
I Dipendenti devono concorrere attivamente al rafforzamento della Reputazione aziendale (come sotto precisata), assumendo comportamenti consoni all’immagine, guadagnata nel tempo sul mercato, di azienda tecnologicamente all’avanguardia e altamente competitiva, fondati sulle lealtà e probità delle relazioni assunte. Tali comportamenti riguarderanno anche la sfera privata del Dipendente, nei limiti in cui possa essere leso il prestigio dell’Azienda e indebolita la posizione del dipendente nell’azienda e/o nelle relazioni con i terzi.

 

Concorrenza
Il Gruppo riconosce l’importanza fondamentale di un mercato competitivo e si impegna a rispettare pienamente le norme di legge sulla concorrenza e altre leggi a tutela del consumatore applicabili al settore ove opera. Il Gruppo e i suoi amministratori, manager e altri dipendenti non intraprenderanno pratiche (come creazione di cartelli, spartizioni di mercati, limitazioni alla produzione o alla vendita, accordi condizionati, ecc.) tali da rappresentare una violazione delle leggi sulla concorrenza. Nell’ambito della leale concorrenza, il Gruppo non violerà consapevolmente, diritti di proprietà intellettuale di terzi.

 

Riservatezza
A tal fine, il Gruppo garantisce un elevato livello di sicurezza nella selezione e nell’uso dei propri sistemi di information technology destinati al trattamento di dati personali e di informazioni riservate.

 

Libertà di associazione
I dipendenti del Gruppo sono liberi di iscriversi a un sindacato conformemente alle leggi locali e alle regole delle diverse organizzazioni sindacali. Il Gruppo riconosce e rispetta il diritto dei suoi dipendenti a essere rappresentati da sindacati o da altre rappresentanze elette nel rispetto della legislazione e delle pratiche locali in vigore.

 

Pari opportunità
Il Gruppo si impegna a offrire pari opportunità nel lavoro e nell’avanzamento professionale a tutti i dipendenti.
Il responsabile di ciascun reparto deve garantire che, per tutti gli aspetti del rapporto di lavoro, quali l’assunzione, la formazione, la retribuzione, le promozioni, i trasferimenti e la cessazione del rapporto stesso, i dipendenti siano trattati in modo conforme alla loro capacità di soddisfare i requisiti della mansione, evitando ogni forma di discriminazione e, in particolare, discriminazione per razza, genere, orientamento sessuale, posizione sociale e personale, condizione fisica e di salute, disabilità, età, nazionalità, religione o convinzioni personali.

 

Molestie
Il Gruppo considera assolutamente inaccettabile qualsiasi tipo di molestia o comportamento molesto, come quelli connessi alla razza, al sesso o ad altre caratteristiche personali, che abbiano lo scopo e l’effetto di violare la dignità della persona a cui tali molestie o comportamenti sono rivolti, sia all’interno che all’esterno del posto di lavoro.

 

Ambiente di lavoro
Tutti i dipendenti devono adoperarsi per mantenere un ambiente di lavoro decoroso e collaborativo, nel quale sia rispettata la dignità di ciascun individuo.
In particolare, tutti i dipendenti del Gruppo:
- non devono prestare servizio sotto l’effetto di sostanze alcoliche o stupefacenti;
- nei luoghi in cui fumare non è proibito per legge devono essere sensibili alle necessità di coloro che potrebbero avvertire disagio fisico a causa degli effetti del “fumo passivo” sul posto di lavoro;
- devono evitare comportamenti che possano creare un clima intimidatorio o offensivo nei confronti di colleghi o sottoposti al fine di emarginarli o screditarli nell’ambiente di lavoro.

 

Assunzioni e promozioni
Agli amministratori e dipendenti del Gruppo viene fatto divieto di accettare o sollecitare promesse o versamenti di denaro o beni o benefici, pressioni o prestazioni di qualsiasi tipo che possano essere finalizzati a promuovere l’assunzione di un individuo come dipendente o il suo trasferimento o la sua promozione.

 

Sistema di controllo interno, informazioni societarie e libri contabili
Tutti i dirigenti sono tenuti a mantenere sistemi di controllo interno efficaci.

 

Beni aziendali
Tutti gli amministratori, i manager e gli altri dipendenti del Gruppo devono usare i beni e le risorse aziendali a cui hanno accesso o che sono in loro custodia in modo efficiente, esclusivamente al fine di realizzare gli obiettivi e le finalità aziendali. È vietato ogni utilizzo di detti beni e risorse che possa essere in contrasto con gli interessi del Gruppo.

 

Attività esterne
I manager e gli altri dipendenti del Gruppo non possono intraprendere attività imprenditoriali che interferiscano con i loro rispettivi obblighi verso il Gruppo.

 

Obblighi
Il Codice è parte integrante e sostanziale del rapporto di lavoro di ogni manager e altro dipendente del Gruppo. Di conseguenza, il Gruppo esige da tutti i manager e dagli altri dipendenti una rigorosa osservanza delle disposizioni del Codice. Qualsiasi violazione delle disposizioni del Codice è perciò trattata con fermezza con la conseguente adozione di adeguate misure sanzionatorie (che in determinati casi possono portare alla cessazione del rapporto lavorativo).
Pertanto tutti i manager e gli altri dipendenti sono tenuti a:
- leggere il Codice;
- adottare azioni e comportamenti coerenti con il Codice e astenersi da ogni condotta che possa ledere il Gruppo o comprometterne l’onestà, l'imparzialità o la reputazione;
- segnalare tempestivamente e in buona fede eventuali violazioni al Codice;
- uniformarsi a tutte le disposizioni interne, introdotte dalle rispettive Società del Gruppo allo scopo di osservare il Codice o individuare eventuali violazioni dello stesso;
- cooperare pienamente alle eventuali indagini svolte in relazione a violazioni del Codice, mantenendo la più stretta riservatezza circa l’esistenza di dette indagini e partecipare attivamente, ove richiesto, alle attività di auditing sul funzionamento del Codice.

 

Dipendenti in posizioni di responsabilità
Chiunque all’interno del Gruppo rivesta il ruolo di superiore gerarchico, responsabile di settore o dirigente deve rappresentare un esempio e favorire un clima positivo tra i dipendenti, incentivando uno scambio di idee trasparente e proponendo una leadership e una guida conformi ai principi di condotta negli affari contenuti nel Codice e, con il suo comportamento, deve dimostrare ai dipendenti che il rispetto del Codice è un aspetto fondamentale del loro lavoro, accertandosi che i dipendenti siano consapevoli che i risultati di business non vanno mai disgiunti dal rispetto delle leggi applicabili e del Codice. Tutti i superiori gerarchici, i responsabili di settore e i dirigenti devono segnalare ogni caso di mancata osservanza del Codice e hanno la responsabilità di assicurare la tutela di coloro che avessero effettuato in buona fede la segnalazione di violazioni del Codice.

 

Salute/Sicurezza
Il Gruppo riconosce la salute e la sicurezza sul posto di lavoro come un diritto fondamentale dei dipendenti e un elemento chiave della sostenibilità del Gruppo. Tutte le decisioni prese dal Gruppo devono rispettare la salute e la sicurezza sul posto di lavoro. Il Gruppo ha adottato e continua a migliorare un’efficace politica di salute e sicurezza sul lavoro che è fondata su misure preventive, individuali e collettive, per ridurre al minimo i potenziali rischi di lesioni sul posto di lavoro.
Il Gruppo intende garantire condizioni lavorative eccellenti a livello industriale, secondo i principi di igiene, ergonomia industriale e processi organizzativi e operativi individuali. Il Gruppo crede nella divulgazione di una cultura della prevenzione degli incidenti e della consapevolezza dei rischi tra i lavoratori e la promuove attivamente, in particolare tramite idonei corsi di formazione e informazione. I dipendenti devono considerarsi personalmente responsabili e adottare le misure preventive stabilite dal Gruppo per la tutela della loro salute e sicurezza comunicate mediante specifiche direttive, istruzioni, formazione e informazione. Ciascun dipendente è responsabile della gestione adeguata della sicurezza e non deve esporre se stesso o altri lavoratori a pericoli che possono causare lesioni o recare danno a loro stessi.

 

Tutela ambientale nei processi lavorativi
Il Gruppo considera la tutela ambientale un fattore chiave da promuovere nell’approccio generale alle attività aziendali.
Il Gruppo si impegna a migliorare continuamente la performance ambientale dei suoi processi produttivi e a soddisfare tutti i principali requisiti legislativi e regolamentari in materia.
Il Gruppo stimola e incoraggia i dipendenti a partecipare attivamente all’attuazione di questi principi tramite la divulgazione di informazioni e regolari corsi di formazione e si aspetta che i dipendenti svolgano un ruolo attivo nell’applicazione di tali principi nella loro attività lavorativa.

 

Impatto ambientale e sicurezza dei prodotti
Il Gruppo si impegna a produrre e vendere, in piena osservanza dei requisiti legislativi e regolamentari, prodotti che rispondano ai più elevati standard in termini di prestazione ambientale e di sicurezza.
Inoltre, il Gruppo si adopera per sviluppare e implementare soluzioni tecniche innovative che riducano al minimo l’impatto ambientale e garantiscano la sicurezza ai massimi livelli.
Il Gruppo incoraggia inoltre un utilizzo sicuro ed ecologico dei suoi prodotti.

 

Clienti
Il Gruppo persegue l’obiettivo di soddisfare pienamente le aspettative del cliente finale.
Per il Gruppo è fondamentale che i suoi clienti siano trattati con correttezza e onestà, e pertanto esige dai suoi manager, dagli altri dipendenti e dagli altri destinatari del Codice che ogni rapporto e contatto con la clientela sia improntato a onestà, correttezza professionale e trasparenza.

 

Fornitori
I fornitori svolgono un ruolo fondamentale per il miglioramento della competitività strutturale complessiva del Gruppo.
Al fine di garantire costantemente il più elevato livello di soddisfazione del cliente, il Gruppo seleziona i fornitori tramite l’utilizzo di metodi adeguati e oggettivi che prendono in considerazione oltre che qualità, innovazione, costi e servizi offerti, anche la performance sociale e ambientale e i valori delineati nel Codice.
Tutti i dirigenti del Gruppo e gli altri dipendenti sono invitati ad instaurare e mantenere con i fornitori rapporti stabili, trasparenti e di cooperazione.